Das Lieferanten-Onboarding umfasst im Wesentlichen die Prozessschritte

Lieferantenidentifizierung

Lieferantenidentifizierung

Lieferantenqualifizierung

Lieferantenqualifizierung

Der Prozess einer Lieferantenidentifizierung
Bei der Lieferantenidentifizierung geht es darum, im Rahmen eines strukturiert ablaufenden Prozesses potenzielle Lieferanten zu identifizieren, die generelle Unternehmensanforderungen, beispielsweise hinsichtlich Qualität, Arbeitsschutz, Innovationsfähigkeit, Nachhaltigkeit oder Health & Safety, erfüllen.

Die Lieferantenidentifizierung kann sowohl passiver als auch aktiver Natur sein. Die passive Lieferantenidentifizierung beschreibt einen Vorgang, bei welchem sich der Lieferant aus eigener Initiative beim Unternehmen bewirbt. Bei der aktiven Lieferantenidentifizierung hingegen werden potentielle Lieferanten vom Unternehmen gebeten, Informationen bereitzustellen. In beiden Fällen erfolgt die Informationsbereitstellung üblicherweise über ein IT-Portal. Diese Informationen betreffen insbesondere allgemeine Daten zum Unternehmen und Produktportfolio, unter anderem:

  • Firmenname, Adresse
  • D-U-N-S Nummer
  • Rechtsform
  • Anzahl der Mitarbeiter
  • Standorte des Unternehmens
  • Angaben zum Umsatz
  • Produkt- und Servicespektrum
  • Qualitätszertifizierungen
  • Umweltstandards

Haben die Lieferanten die erste Hürde genommen, folgt eine Abfrage von detaillierten, warengruppenbezogenen Informationen, welche beispielsweise mit einem Standardfragebogen erhoben und anschließend funktionsübergreifend bewertet werden.

Lieferantenqualifizierung mithilfe strukturierter Lieferantenaudits
Im Rahmen der Lieferantenqualifizierung werden mithilfe strukturierter Lieferantenaudits nicht nur die vom Lieferanten gemachten Angaben aktiv überprüft, sondern gleichzeitig auch die Prozesse auf Lieferantenseite bezüglich ihrer Erfüllung von Unternehmensanforderungen und Richtlinien bewertet.

In vielen Fällen liegt der vorrangige Fokus eines Audit auf der Prüfung von Qualitätsmanagement-Systemen. In bestimmten Branchen gibt es jedoch gesetzliche Vorschriften oder Kundenvorgaben, die Audits unumgänglich machen (Beispiel: Richtlinien der FDA für die Pharmabranche). Generelle Punkte, die es bei einer Lieferantenaudit zu überprüfen gilt, sind:

  • Vorhandensein von Qualitätszertifizierungen (ISO-Zertifizierung, CSR-Vorschriften, GMP-Richtlinien etc.)
  • Aufzeichnungen über regelmäßige Mitarbeiterschulungen
  • Maßnahmen zur Qualitätssicherung (z.B. Vorhandensein eines Corrective and Preventative Action (CAPA) Plan)
  • Dokumentation betreffend Wartung und Kalibrierung von maschinellen Anlagen
  • Richtlinien zur Anfertigung von Dokumentationsunterlagen
  • Archivierungsrichtlinien

Sollten die Ergebnisse aller Bewertungen und Screening-Aktivitäten positiv ausgefallen sein, kann der Lieferant in einem finalen Schritt als potentieller Lieferant in der elektronischen Datenbank des Unternehmens freigegeben werden.

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